Procédures de suivi et d’évaluation

ECES accord une grande importance au suivi financier et à l’évaluation de tous ses projets. En tant que fondation privée à but non lucratif, les comptes d’ECES sont audités annuellement et publiés à la Banque Nationale de Belgique. De plus, tous ses projets financés par l’Union Européenne dont également l’objet d’une vérification des dépenses spécifique, telle que prévue dans les contrats.

Les procédures de vérification financières suivantes seront mises en œuvre :
 

• ECES assure toujours un suivi financier et comptable attentif et efficace de ses projets que ce soit depuis le terrain et depuis le siège de Bruxelles qui en assure la supervision et le contrôle de qualité. ECES est appuyé dans cette démarche par PME-Conseils (www.pme-conseils.be), société belge spécialisée dans la gestion financière et comptable et certifiée iso 9001. ECES a développé une stratégie de gestion financière de qualité, grâce à sa collaboration avec PME-Conseils qui appuie sur les questions comptables, financières et fiscales. 

• Le suivi quotidien des dépenses sera aussi réalisé sur le terrain grâce à un système logiciel de suivi financier interne, spécialement conçu pour ECES à cet effet, par Democracy Essential, l’organisation chargée du suivi informatique et IT d’ECES. 

• Une vérification des procédures permettra de valider les processus et les procédures au regard des procédures opérationnelles standard du projet conformes au Guide Pratique de l’Union Européenne (PRAG);

• Puisque le programme prévoit de sous-subventionner 7 differentes organisations dans le cadre de ses activités en République de Guinée (Le Médiateur de la République
  l’Institut National Indépendant des Droits Humaines - INIDH, le Haut Conseil des Collectivités Locales - HCCL, la Cour constitutionnelle, l’Association Guinéenne de Sciences Politiques attachée à l’Université de Sonfonia, l’Assemblée Nationale, le Journal Officiel de la République de Guinée ), une attention très particulière sera portée par l’équipe financière au suivi des sous-subventions et à la formation du personnel en charge de ses questions au sein de chacune des organisations bénéficiaires, aux règles et procédures de l’Union Européenne et d’ECES en la matière de gestion des subventions. 

• Afin d’assurer un suivi et une évaluation permanents, des réunions de coordination, au niveau du PACTE-Guinée II, seront organisées. Ces réunions serviront à s'assurer que le développement stratégique global du programme va dans la bonne direction. Ces réunions serviront également à veiller à ce que la pleine responsabilité et la transparence est mise en œuvre au sein du programme et que la cohérence adéquate en termes de mise en œuvre est assurée. 

• Dans le cadre du présent programme PACTE-Guinée II, un rapport de démarrage  et un rapport final seront délivrés.

• Le suivi du programme sera complété par des évaluations et des ateliers où les participants et les formateurs fourniront du feedback sur le contenu, l'utilité, la performance et d’autres aspects du programme.

• Une évaluation externe sera également réalisée à la fin du programme. Cette évaluation fournira une vérification objective des résultats obtenus et des leçons apprises. Par là meme, l'évaluation formulera des recommandations visant à  la consolidation des acquis et permettant de capitaliser les expériences acquises dans le cadre du programme PACTE-Guinée II.